采购管理

采购管理模块用于管理企业从采购需求产生、供应商匹配、采购审批、采购执行到采购入库的全过程。系统支持手动采购、按合同采购、按项目要货备货采购等多种场景，并通过供应商管理和批次管理记录采购来源、采购价格和采购成本。

采购管理的核心目标，是把项目需求、合同产品、库存现状和供应商采购连接起来，减少重复采购、漏采、错采和成本统计不准确的问题。

整体业务流程

手动采购流程

采购单主要用于人工发起采购，适合临时采购、补货采购、非合同类采购或采购人员主动整理需求后发起的采购。

合同采购流程

合同采购主要用于已签约项目的产品采购。系统根据合同中的产品明细，识别产品对应的供应商，并按供应商自动拆分采购单，减少采购人员手动整理清单的工作量。

要货与备货流程

要货单由项目经理根据项目施工需求发起，适合施工现场需要提前备货、分阶段发货、按项目节点领用产品的场景。采购人员可将多个要货单汇总成备货单，在备货单中优先处理库存产品，再对库存不足的产品发起采购。

批次管理流程

批次管理主要用于采购产品价格发生变化、需要准确统计采购成本的场景。企业可提前为产品维护采购批次，录入批次价格和数量；采购入库时选择对应批次，系统据此记录入库成本。

子模块说明

采购单

采购单用于手动创建采购任务。采购人员可选择供应商、添加采购产品、填写采购数量、采购价格、交期和备注，并根据企业规则提交采购审批或直接执行采购。

适用场景：

• 临时补货采购
• 非合同类产品采购
• 库存低于安全线后的人工采购
• 采购人员根据线下沟通结果手动下单

合同采购

合同采购用于根据已签约合同发起采购。系统读取合同产品清单，根据产品配置的供应商进行匹配，并将不同供应商的产品自动拆分为不同采购单。

这种方式适合产品明细已经在合同中确认的项目，可以减少重复录入，避免采购漏项，也便于将采购成本与合同项目关联统计。

要货单

要货单由项目经理根据项目施工计划和现场进度提交，用于表达项目对产品、设备或材料的实际需求。

要货单通常包含项目名称、要货产品、数量、期望到货时间、使用节点和备注说明。它不是直接采购单，而是项目侧向采购和仓库发出的需求申请。

备货单

备货单由采购人员根据多个要货单汇总生成，用于集中判断哪些产品可以直接从库存出库，哪些产品需要继续采购。

备货单的核心作用是把分散的项目需求合并处理，先消化现有库存，再对缺货部分统一发起采购，减少重复采购和库存积压。

采购审批

采购审批用于控制采购风险。企业可根据采购金额、采购类型、供应商、项目或部门设置审批规则。

审批通过后采购单进入执行状态；审批不通过时，采购单退回修改，采购人员可调整供应商、数量、价格或采购说明后重新提交。

供应商管理

供应商管理用于维护企业采购来源，包括供应商名称、联系人、联系方式、主营产品、合作品牌、结算方式和备注信息。

供应商信息会影响合同采购的自动拆单效果。建议企业为常用产品提前配置对应供应商，确保合同采购时能够准确匹配并自动拆分采购单。

批次管理

批次管理用于记录同一产品在不同采购时间、不同采购价格下的成本差异。企业可先选择产品，录入批次价格与批次数量；采购入库时选择对应批次完成入库。

批次管理适合以下场景：

• 产品采购价格经常变化
• 同一产品不同批次成本不同
• 需要准确统计项目成本、库存成本或毛利
• 需要保留采购入库成本依据

使用建议

建议企业先维护产品、供应商和产品供应商关系，再启用合同采购和备货采购。对于价格波动较大的产品，应配合批次管理记录采购成本；对于施工项目较多的企业，应优先使用要货单和备货单，把项目现场需求、库存出库和采购补货串联起来。