採購管理

採購管理模塊用於管理企業從採購需求產生、供應商匹配、採購審批、採購執行到採購入庫的全過程。系統支持手動採購、按合同採購、按項目要貨備貨採購等多種場景，並通過供應商管理和批次管理記錄採購來源、採購價格和採購成本。

採購管理的核心目標，是把項目需求、合同產品、庫存現狀和供應商採購連接起來，減少重複採購、漏採、錯採和成本統計不準確的問題。

整體業務流程

手動採購流程

採購單主要用於人工發起採購，適合臨時採購、補貨採購、非合同類採購或採購人員主動整理需求後發起的採購。

合同採購流程

合同採購主要用於已簽約項目的產品採購。系統根據合同中的產品明細，識別產品對應的供應商，並按供應商自動拆分採購單，減少採購人員手動整理清單的工作量。

要貨與備貨流程

要貨單由項目經理根據項目施工需求發起，適合施工現場需要提前備貨、分階段發貨、按項目節點領用產品的場景。採購人員可將多個要貨單彙總成備貨單，在備貨單中優先處理庫存產品，再對庫存不足的產品發起採購。

批次管理流程

批次管理主要用於採購產品價格發生變化、需要準確統計採購成本的場景。企業可提前爲產品維護採購批次，錄入批次價格和數量；採購入庫時選擇對應批次，系統據此記錄入庫成本。

子模塊說明

採購單

採購單用於手動創建採購任務。採購人員可選擇供應商、添加採購產品、填寫採購數量、採購價格、交期和備註，並根據企業規則提交採購審批或直接執行採購。

適用場景：

• 臨時補貨採購
• 非合同類產品採購
• 庫存低於安全線後的人工採購
• 採購人員根據線下溝通結果手動下單

合同採購

合同採購用於根據已簽約合同發起採購。系統讀取合同產品清單，根據產品配置的供應商進行匹配，並將不同供應商的產品自動拆分爲不同採購單。

這種方式適合產品明細已經在合同中確認的項目，可以減少重複錄入，避免採購漏項，也便於將採購成本與合同項目關聯統計。

要貨單

要貨單由項目經理根據項目施工計劃和現場進度提交，用於表達項目對產品、設備或材料的實際需求。

要貨單通常包含項目名稱、要貨產品、數量、期望到貨時間、使用節點和備註說明。它不是直接採購單，而是項目側向採購和倉庫發出的需求申請。

備貨單

備貨單由採購人員根據多個要貨單彙總生成，用於集中判斷哪些產品可以直接從庫存出庫，哪些產品需要繼續採購。

備貨單的核心作用是把分散的項目需求合併處理，先消化現有庫存，再對缺貨部分統一發起採購，減少重複採購和庫存積壓。

採購審批

採購審批用於控制採購風險。企業可根據採購金額、採購類型、供應商、項目或部門設置審批規則。

審批通過後採購單進入執行狀態；審批不通過時，採購單退回修改，採購人員可調整供應商、數量、價格或採購說明後重新提交。

供應商管理

供應商管理用於維護企業採購來源，包括供應商名稱、聯繫人、聯繫方式、主營產品、合作品牌、結算方式和備註信息。

供應商信息會影響合同採購的自動拆單效果。建議企業爲常用產品提前配置對應供應商，確保合同採購時能夠準確匹配並自動拆分採購單。

批次管理

批次管理用於記錄同一產品在不同採購時間、不同採購價格下的成本差異。企業可先選擇產品，錄入批次價格與批次數量；採購入庫時選擇對應批次完成入庫。

批次管理適合以下場景：

• 產品採購價格經常變化
• 同一產品不同批次成本不同
• 需要準確統計項目成本、庫存成本或毛利
• 需要保留採購入庫成本依據

使用建議

建議企業先維護產品、供應商和產品供應商關係，再啓用合同採購和備貨採購。對於價格波動較大的產品，應配合批次管理記錄採購成本；對於施工項目較多的企業，應優先使用要貨單和備貨單，把項目現場需求、庫存出庫和採購補貨串聯起來。